ビジネスマナー,報連相

ビジネスマナー初級 報連相

仕事の基本「報連相」2:連絡のマナー

「連絡」は、仕事をとどこおりなく進めるために欠かせないもの。

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「体調不良で休む」「電車が遅れている」「待ち合わせの時間が変更になった」「関係者の訃報が届いた」など連絡事項はさまざま。

どんなに小さいことでも、連絡がないと仕事が前に進みません。

ここでは、仕事がスムーズに進む「連絡」の仕方を解説します。

「連絡」は、事実をそのまま速やかに伝える

連絡で大切なことは、「事実のみをそのまま速やかに伝える」ことです。

たとえば、こんな連絡はNGです。

「打ち合わせは10日頃になりそうですが、ちょっとわからないんですよね。もう少し遅くなるかもとか何とか言っていて、私もそうなるといいなと思っているのですが・・・」

このような連絡は事実・憶測・願望がゴチャゴチャになっており、聞いた人が混乱します。

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「連絡」はあいまいな言葉は避け、事実のみを伝達。

「打ち合わせは10日と決まりましたが、先方の都合で2〜3日遅くなる可能性があるとのことです。また詳細が決まり次第、ご連絡します」と事実を簡潔に伝えましょう。

予定が定まらない場合も、「予定が定まっていない」という事実を伝えることが重要です。

他に、こんな場合も事実を速やかに伝えます。

交通機関の乱れ

電車等の遅延は、すぐに電話かメールで上司に連絡しましょう。

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その際には、「どれぐらい遅れそうか」をわかる範囲で連絡。

その後、到着予定時刻がわかったら、再度上司に連絡します。

欠勤や早退

体調不良等で欠勤する場合は、始業時刻前に上司に電話で伝えます。

早退する場合も、速やかに上司に伝達。

上司が不在の場合は、同じ部署の人に連絡し、上司に伝えてもらうよう依頼します。

その際には、その日にとりかかるはずだった業務を伝えるのが大切。

引き継げる人がいる場合は、その人に直接依頼するようにします。

仕事の状況の連絡

仕事の状況も、マメに連絡することが大切。

たとえばお客様との商談を終えたら、すぐに商談の様子を上司に連絡します。

その際、「お客様が怒っているようでした。金額が高かったですかね」といった推測・感想は慎むように。

「『この金額ではどうか』と、違う価格を提示していらっしゃいました」など、事実のみを伝えましょう。

事実を速やかに伝えることは、どんなに小さな連絡でも同じ。

寝坊で遅刻をする場合でも、正直に「寝坊で遅れます」と伝えましょう。

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非常に言いにくいとは思いますが、嘘をつくと、後から嘘を重ねなければならなくなり、却って信用を失います。

どんなに自分にとって不利な連絡であろうと、正直に伝えるのがいちばんです。

「見通し」を伝え、上司を安心させよう

連絡をする際には、「見通し」も伝えることが大切です。

例:

「お疲れ様です。〇〇製作所との打ち合わせは問題なく終わりました。あと1時間ほどで戻ります」

「今、××の業務を終えたところです。全て終了するのは今週の金曜日になります」

上司は常に、部下に任せた仕事の進捗状況を気にしているものです。

そんなときに「見通し」を伝えれば、上司は安心。

上司もあなたもスッキリとした気持ちで仕事に集中できます。

関係者全員に連絡する

仕事の連絡でも、飲み会などの連絡でも、関係者全員に伝えるようにしましょう。

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誰でも「みんなが知っているのに、自分だけ知らなかった」という状況はイヤなもの。

あなたが「あの人には知らせなくてもいいだろう」「誰かが知らせてくれるだろう」などと連絡を怠ると、職場の雰囲気は一変。

「仲間外し」のような空気が生まれ、全員の士気が一気にダウンします。

職場の雰囲気を良くし、成果を上げるためにも、連絡は必ず「関係者全員」に行ないましょう。

確実に連絡できる手段を整えよう

プロジェクトチームなどで動いている場合は、あらかじめ、確実に全員が情報共有できる手段を整えておきましょう。

最近なら、LINEグループなどを作っておくと便利です。

「連絡」は、仕事をスムーズに進めるための要。

「こんなこと、連絡しなくてもいいか」などと思わず、どんなに小さいことでも連絡しましょう。

正確な連絡をコマメに行なうことが、「良い仕事」をするポイントです。

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