仕事をスムーズに進めるうえで、最も大切なのは「指示の受け方」。
「指示の受け方」ひとつでも、心がけ次第で仕事の成果は全く違ってきます。
ここでは、「デキる人」と言われる・「デキる人」になれる「指示の受け方」を解説していきます。
目次
「指示の受け方」、この３つを厳守！
指示を受ける際には、次の３つを厳守しましょう。
（１）呼ばれたら「はい！」と返事をする
最近、名前を呼ばれても返事をしない人が増えています。
無視をしているわけではなく、呼んだ人の方向に向かってはいるのですが、返事がないのです。
「はい」と返事をしないと、相手は「私が呼んだことが、伝わっているのかな？」と不安になります。
また、何だかイヤイヤ仕事をしているように見えてしまいます。
上司に呼ばれたら、すぐに明るい声で「はい」と返事をしましょう。
また、書類やパソコンに目を向けたまま、「はい」と答えるのもＮＧ。
たとえ作業に没頭している間でも、呼ばれたらすぐに体と顔を上司に向けて「はい」と返事を。
作業を一時中断させて、上司のもとに向かいましょう。
２）「５Ｗ３Ｈ」をメモに取る
上司に呼ばれたら、ペンとメモを持って上司の元に向かいます。
そして、上司の指示を「５Ｗ３Ｈ」にしたがってメモを取ります。
５Ｗ３Ｈとは、以下の８項目です。
- When：期日・期限（いつ・いつまでに）
- What：目的（何を）
- Why：理由（なぜ）
- Where：場所（どこで）
- Who：相手（誰が、誰に、誰と）
- How：方法（どのようにして）
- How much：値段（いくらで）
- How many：数量（いくつ）
メモをきちんと取ると、仕事を効率的にこなすことができます。
「メモなんかとらなくても大丈夫」と思っていたら覚えきれず、後から何度も上司に聞きに行くようでは社会人失格。
上司はもちろん同僚・先輩からも「さっき説明したのに･･･」「こっちの仕事が中断されてしまう」と迷惑がられます。
周囲に信頼される人間になるためには、正確にメモを取ることが不可欠です。
（３）要点を復唱確認する
仕事の指示を聞き終えたら、必ず要点を復唱します。
例：
「復唱します。20日までに●●のプレゼン資料をまとめて、イトウさんに提出するということでよろいしでしょうか」
ちょっとした言葉の行き違いで、上司とあなたとで解釈が食い違う場合もあります。
必死で仕事をしても、上司の指示と違っていては意味がありません。
要点は必ず復唱確認をしましょう。
わからないところは必ず質問をしよう
わからない点があるのに、勝手に解釈して仕事をするのは厳禁。
上司の指示のなかで、質問や疑問があったら必ず聞きましょう。
質問をするタイミングは、指示を全て聞き終えてから。
聞いたそばから質問をしては、指示がバラバラに。
「どこまで説明したんだっけ？」などと、上司が困ってしまいます。
最後まで話を聞き終えたら、「先ほど××とおっしゃっていたのは、こういうことでしょうか？」などとまとめて質問しましょう。
仕事を抱え込みすぎないようにしよう
指示を出す人は、あなたが今、どれだけ仕事を抱えているか気づいていない場合があります。
仕事が多すぎると感じたら、早めに上司に相談を。
「この仕事は他の人に割り振ろう」「この仕事は急ぎではないから、今はやらなくてよい」など、上司や指示担当者を交えて調整していきましょう。
「仕事の指示」を受けるポイントは、組織全体の利益を考えること。
わからないところを放置したり、勝手に解釈して仕事を進めたり、仕事を抱え込みすぎて結局終わらなかったりしては、組織に損害を与えます。
一瞬、「こんなことを聞いて恥ずかしいな」と思っても、全体のことを考えての行動なら恥ずかしいことではありません。
むしろ勇敢な行動といえます。
組織にとって何がいちばん有益なのかを考え、明るく真っすぐな姿勢で仕事に取り組みましょう。