ビジネスマナー,5w3h

ビジネスマナー初級 報連相

ビジネスマナー指示の受け方:5W3Hを徹底し「デキる人」になろう!

仕事をスムーズに進めるうえで、最も大切なのは「指示の受け方」。

「指示の受け方」ひとつでも、心がけ次第で仕事の成果は全く違ってきます。

ここでは、「デキる人」と言われる・「デキる人」になれる「指示の受け方」を解説していきます。

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「指示の受け方」、この3つを厳守!

指示を受ける際には、次の3つを厳守しましょう。

(1)呼ばれたら「はい!」と返事をする

最近、名前を呼ばれても返事をしない人が増えています。

無視をしているわけではなく、呼んだ人の方向に向かってはいるのですが、返事がないのです。

「はい」と返事をしないと、相手は「私が呼んだことが、伝わっているのかな?」と不安になります。

また、何だかイヤイヤ仕事をしているように見えてしまいます。

上司に呼ばれたら、すぐに明るい声で「はい」と返事をしましょう。

また、書類やパソコンに目を向けたまま、「はい」と答えるのもNG。

たとえ作業に没頭している間でも、呼ばれたらすぐに体と顔を上司に向けて「はい」と返事を。

作業を一時中断させて、上司のもとに向かいましょう。

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2)「5W3H」をメモに取る

上司に呼ばれたら、ペンとメモを持って上司の元に向かいます。

そして、上司の指示を「5W3H」にしたがってメモを取ります。

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5W3Hとは、以下の8項目です。

  • When:期日・期限(いつ・いつまでに)
  • What:目的(何を)
  • Why:理由(なぜ)
  • Where:場所(どこで)
  • Who:相手(誰が、誰に、誰と)
  • How:方法(どのようにして)
  • How much:値段(いくらで)
  • How many:数量(いくつ)

メモをきちんと取ると、仕事を効率的にこなすことができます。

「メモなんかとらなくても大丈夫」と思っていたら覚えきれず、後から何度も上司に聞きに行くようでは社会人失格。

上司はもちろん同僚・先輩からも「さっき説明したのに・・・」「こっちの仕事が中断されてしまう」と迷惑がられます。

周囲に信頼される人間になるためには、正確にメモを取ることが不可欠です。

(3)要点を復唱確認する

仕事の指示を聞き終えたら、必ず要点を復唱します。

例:

「復唱します。20日までに●●のプレゼン資料をまとめて、イトウさんに提出するということでよろいしでしょうか」

ちょっとした言葉の行き違いで、上司とあなたとで解釈が食い違う場合もあります。

必死で仕事をしても、上司の指示と違っていては意味がありません。

要点は必ず復唱確認をしましょう。

わからないところは必ず質問をしよう

わからない点があるのに、勝手に解釈して仕事をするのは厳禁。

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上司の指示のなかで、質問や疑問があったら必ず聞きましょう。

質問をするタイミングは、指示を全て聞き終えてから。

聞いたそばから質問をしては、指示がバラバラに。

「どこまで説明したんだっけ?」などと、上司が困ってしまいます。

最後まで話を聞き終えたら、「先ほど××とおっしゃっていたのは、こういうことでしょうか?」などとまとめて質問しましょう。

仕事を抱え込みすぎないようにしよう

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指示を出す人は、あなたが今、どれだけ仕事を抱えているか気づいていない場合があります。

仕事が多すぎると感じたら、早めに上司に相談を。

「この仕事は他の人に割り振ろう」「この仕事は急ぎではないから、今はやらなくてよい」など、上司や指示担当者を交えて調整していきましょう。

「仕事の指示」を受けるポイントは、組織全体の利益を考えること。

わからないところを放置したり、勝手に解釈して仕事を進めたり、仕事を抱え込みすぎて結局終わらなかったりしては、組織に損害を与えます。

一瞬、「こんなことを聞いて恥ずかしいな」と思っても、全体のことを考えての行動なら恥ずかしいことではありません。

むしろ勇敢な行動といえます。

組織にとって何がいちばん有益なのかを考え、明るく真っすぐな姿勢で仕事に取り組みましょう。

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