ビジネスマナー,メール

ビジネスマナー初級 ビジネスメール

ビジネスメール1:メールを出す時のマナー、間違えて送ってしまったらどうする?

今やビジネスで欠かせない「メール」。

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メールは、互いの都合の良い時に連絡できるので非常に便利です。

また電話とは違い、連絡事項・伝達事項を文字で確認することができます。

でも「メール」は諸刃の剣。

使い方によっては、取り返しのつかないトラブルを招くこともあります。

ここではビジネスメールのマナーについて、解説していきます。

メールが向いている連絡事項とは?

まず、メールはどのような場合に向いているかを考えていきましょう。

メールでの連絡が向いているもの

  • 日時や数値など、文字ベースで確認した方がよいもの。
     (※緊急性が高い場合は、メール送信後、電話で確認する。)
  • 個人情報・機密情報が含まれていないもの。
  • 文書と画像、両方を一度に知らせたいもの。
  • 一度に多くの人数に知らせたいもの。

メールでの連絡が不向きなもの

  • 早急に返事がほしいもの。
  • 個人情報・機密情報が多数含まれているもの。

メールはいつでも連絡できるのがメリットですが、緊急性の高い連絡事項には向きません。

相手が、すぐにメールを見てくれるとは限らないからです。

しかし日時や見積金額など、文字ベースで確認したい事項が含まれている場合はメールが向いています。

よって日時や金額などについて、早急に連絡したい場合は「メールと電話の合わせ技」が有効。

メールを送ったら、必ず相手に電話をかけ、「メールを受け取ったか否か」を確認しましょう。

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メールを出す時のマナーとは?

ビジネスメールの送信は、あらゆることに配慮しなければなりません。

ここでは、メールを出す際のマナー・心がけを具体的に紹介していきます。

(1)深夜・早朝のメールは避ける

ビジネスメールは基本的に、携帯電話でなくパソコンに送ります。

その際、メールを出す時間帯にも気を配りましょう。

いくら都合の良い時間にメールができるからといって、深夜や早朝に送るのは失礼。

パソコンで受けたメールを、携帯・スマホに転送されるよう設定している人もいます。

早朝や深夜に送ると、相手が寝ている間に携帯の通知音が鳴るかもしれません。

メールを送る時間は、原則として朝9時〜夜9時の間にしましょう。

(2)「言葉」に気をつけよう

メールは「言葉」がいつまでも残るもの。

言葉遣いや、文章の書き方によって仕事の成果が全く違ってきます。

メールを出す際の言葉遣いは、次の3つに気をつけましょう。

正しい敬語で書く

ビジネスメールは、正しい敬語で書くよう心がけましょう。

特に陥りやすいのが「二重敬語」。

メールは緊張のあまり、「お客様がおっしゃられた」「先日の打ち合わせでご覧になられた資料は〜」など丁寧すぎる表現になりがちです。

正しく簡潔な敬語で、明快に意思を伝えられるよう心がけましょう。

また、いくら丁寧な言葉でも学生気分のような文章はNG。

「お世話になっております!」など「!」(エクスクラメーションマーク)をつけるなどは論外です。

誤解されやすい表現・否定的な言葉は避ける

最近、若者の間で「LINEいじめ」が問題になっています。

その発端はたいてい、「自分の書いた文章が相手を不快にさせた・誤解された」ことです。

たとえば「〇〇ちゃんが紹介してくれた映画って、面白くない?」を「面白くない」と書いてしまっただけで、LINEグループからはずされ、深刻ないじめに発展することもあります。

ビジネスメールも同様。

メールはその後のフォローが難しいため、ちょっと言葉の選び方を間違えると、会社に大損害を与える恐れがあります。

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「誤解を生みやすい表現」「攻撃的・感情的な文章」「相手を否定する言葉」は厳禁。

わかりやすい表現で、クッション言葉をはさみながら、相手を敬う気持ちでメールを書きましょう。

もし何か気持ちがたかぶることがあったら、頭をクールダウンして、翌日にメールを出すようにしましょう。

挨拶と結びの言葉を忘れずに

メールを出す際には、必ず「挨拶」を入れましょう。

急いでいると、いきなり用件から書きたくなりますが、そこをグッとこらえて「挨拶」を。

文章の最初には必ず「お世話になっております。」という挨拶文を入れます。

例:

「お世話になっております。

△△商事のサトウです。

6月8日(水)のお打ち合わせは、10時30分からでお願いいたします。」

さらに好感度アップをねらうなら、挨拶の前に相手の名前を入れたり、「いつも」「大変」「よろしく」などを入れましょう。

例:

「ヤマダ様、いつも大変お世話になっております。

△△商事のサトウです。

6月8日(水)のお打ち合わせは、10時30分からでよろしくお願いいたします。」

もうワンランク上を目指すなら、思いやりの感じられる言葉を。

「ご多忙のなか、誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます」

「〇〇様にお目にかかれる日を心待ちにしております」

こんな一言が入っているだけで、印象はガラリと変化。

相手も、あなたと会うのが楽しみになりますよ。

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(3)「件名」は内容がわかるものを

メールのタイトルは、「ひと目で内容がわかるもの」にしましょう。

「6月8日打ち合わせ時間変更の件(△△商事・サトウ)」

「【質問】ホームページ制作お見積りの件(△△商事・サトウ)」

件名だけで用件の内容がわかれば、商談がスムーズに運び、あなたの業績アップにもつながります。

(4)文末には必ず署名を入れよう

メールの最後には、必ず署名を入れます。

署名には、次の8項目を入れます。

  1. 社名
  2. 部署名
  3. 氏名
  4. 会社の住所
  5. 電話番号
  6. FAX番号
  7. メールアドレス
  8. 自社サイトのURL

具体的に書くと、以下のようになります。

△△商事株式会社 第一営業部 サトウイチロウ

〒150-6000 東京都渋谷区恵比寿〇−〇−〇

TEL:03-1111-1111

FAX:03-1111-1112

Email:sato_ichiro@×××.ne.jp

URL:http://www.×××.com

誤ったメールを送ってしまったら?

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「書きかけのメールを送ってしまった!」

そんなミスに気づいたら、迅速に対応を。

相手に対し、すぐに「お詫びと削除」をお願いするメールを送ります。

例:

「いつも大変お世話になっております。

△△商事のサトウです。

ヤマダ様、大変申し訳ございません。

先ほど、私から送信したメールですが、誤って送信したものでございます。

大変勝手なお願いではございますが、先のメールを削除していただけますと幸いです。

後ほど、あらためてお電話いたしますが、まずはメールにてお詫び申し上げます。

誠に申し訳ございませんでした。

よろしくお願い申し上げます。」

なお、お詫びのメールは件名に【緊急】などとつけると、相手にとってわかりやすいです。

ミスに気づいたら、1秒でも早く対応しましょう。

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