メールを受け取ったら、なるべく早く返信するのが鉄則。
内容について、すぐに返信することはできなくても、メールを受け取ったことだけでもすぐに伝えるようにしましょう。
相手は、「あなたがメールを読んでくれたかどうか」を最も気にしています。
メールを受け取ったことをなるべく早く知らせ、相手を安心させるようにしましょう。
ではメールを返信する際には、どんなことに気をつければよいのでしょうか。
目次
まず返信の優先順位をつけよう
メールの返信は、基本的に時系列で行ないます。
しかしそのままホイホイと返するのはＮＧ。
たとえば先に来たメールは誤送信で、後から修正のメールが届いている場合があります。
メールが来たら、全ての未読メールに目を通し、緊急度・重要度を判断。
優先順位の高いものから返信していきます。
「Re:」だけで返すのは失礼！
返信する際、件名を「Re:」のままにするのは失礼です。
相手は、あなたのメールに対し「手抜きをした」という印象を持ちます。
ただ、全く新しい件名にしてしまうと、相手は「何についてのメールなのだろう？」と戸惑ってしまいます。
相手のメールに対し、返事をするメールを出す場合は、「Re:」と件名を削除せず、新たな件名を書き加えるようにします。
例：
Re:木曜日開催の件、承知いたしました_（来週の販売促進会議の日程の件）
なお、何度も返信しているうちに「Re: Re: Re:」と「Re:」だらけになってしまうのは避けたいもの。
「Re:」は１つに止めるようにしましょう。
なお、返信するメールの内容が、受け取ったメールの内容と異なる場合は「Re:」は削除。
新たな件名を入力します。
転送するときのマナー
受け取ったメールを、他の人に送る「転送」。
便利な機能ですが、転送する際には必ず「元々の送信者の許可を得る」ようにしましょう。
転送する際には、以下の３点に注意します。
（１）転送する相手に「転送する内容」と「理由」を伝える
転送する際には、相手に「転送する内容」と「転送する理由」を伝えます。
いきなり理由なしで転送されても、「なぜこのメールを私に？」と戸惑ってしまいます。
転送する際には、「なぜ転送する必要があるのか」をしっかり伝えます。
（２）内容に手を加えない
転送する際、絶対にやってはいけないのが「内容に手を加えること」。
内容を書き換えて転送すると、誤情報が広がることになります。
（３）件名の「Fw:」はつけたままにする
メールを転送する際、件名に「Fw:」とつく場合があります。
「Fw:」がついていることで転送メールとすぐにわかるので、必ずつけたままにしましょう。
「ＣＣ」「ＢＣＣ」を適切に使おう。
打ち合わせの日程などに関するメールをもらうと、複数の人に伝達・相談のメールを送る必要が出てきます。
その際に便利なのが「ＣＣ」と「ＢＣＣ」の機能です。
実はこの２つ、適切に使い分けないと、多くの人に不快感を与える危険性があります。
以下のケースを参考にして、上手に使い分けましょう。
- ＣＣ：メールを「ＣＣ」で送ると、受信者のメール画面に、他の受信者のメールアドレスも表示されます。
つまり、他の人のメールアドレスも一斉にわかってしまうということ。
社内のプロジェクトチーム内など、互いに面識のある場合に使いましょう。
- ＢＣＣ：受信者のメール画面は、自分のメールアドレスしか表示されません。
互いに面識のない人たちに一斉送信する場合に使います。
プライバシーが守られる点がメリットです。
メールはパソコンのキーを一回叩くだけで、相手のプライバシーや個人情報が一斉にもれる可能性があります。
受信したメールの返信・転送は、「元々の送信者」の立場等に充分配慮し、慎重に行ないましょう。