ビジネスメール,マナー

ビジネスマナー初級 ビジネスメール

ビジネスメール2:覚えておきたいメールを返信・転送する時のマナー

メールを受け取ったら、なるべく早く返信するのが鉄則。

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内容について、すぐに返信することはできなくても、メールを受け取ったことだけでもすぐに伝えるようにしましょう。

相手は、「あなたがメールを読んでくれたかどうか」を最も気にしています。

メールを受け取ったことをなるべく早く知らせ、相手を安心させるようにしましょう。

ではメールを返信する際には、どんなことに気をつければよいのでしょうか。

まず返信の優先順位をつけよう

メールの返信は、基本的に時系列で行ないます。

しかしそのままホイホイと返するのはNG。

たとえば先に来たメールは誤送信で、後から修正のメールが届いている場合があります。

メールが来たら、全ての未読メールに目を通し、緊急度・重要度を判断。

優先順位の高いものから返信していきます。

「Re:」だけで返すのは失礼!

返信する際、件名を「Re:」のままにするのは失礼です。

相手は、あなたのメールに対し「手抜きをした」という印象を持ちます。

ただ、全く新しい件名にしてしまうと、相手は「何についてのメールなのだろう?」と戸惑ってしまいます。

相手のメールに対し、返事をするメールを出す場合は、「Re:」と件名を削除せず、新たな件名を書き加えるようにします。

例:

Re:木曜日開催の件、承知いたしました_(来週の販売促進会議の日程の件)

なお、何度も返信しているうちに「Re: Re: Re:」と「Re:」だらけになってしまうのは避けたいもの。

「Re:」は1つに止めるようにしましょう。

なお、返信するメールの内容が、受け取ったメールの内容と異なる場合は「Re:」は削除。

新たな件名を入力します。

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転送するときのマナー

受け取ったメールを、他の人に送る「転送」。

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便利な機能ですが、転送する際には必ず「元々の送信者の許可を得る」ようにしましょう。

転送する際には、以下の3点に注意します。

(1)転送する相手に「転送する内容」と「理由」を伝える

転送する際には、相手に「転送する内容」と「転送する理由」を伝えます。

いきなり理由なしで転送されても、「なぜこのメールを私に?」と戸惑ってしまいます。

転送する際には、「なぜ転送する必要があるのか」をしっかり伝えます。

(2)内容に手を加えない

転送する際、絶対にやってはいけないのが「内容に手を加えること」。

内容を書き換えて転送すると、誤情報が広がることになります。

(3)件名の「Fw:」はつけたままにする

メールを転送する際、件名に「Fw:」とつく場合があります。

「Fw:」がついていることで転送メールとすぐにわかるので、必ずつけたままにしましょう。

「CC」「BCC」を適切に使おう。

打ち合わせの日程などに関するメールをもらうと、複数の人に伝達・相談のメールを送る必要が出てきます。

その際に便利なのが「CC」と「BCC」の機能です。

実はこの2つ、適切に使い分けないと、多くの人に不快感を与える危険性があります。

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以下のケースを参考にして、上手に使い分けましょう。

  • CC:メールを「CC」で送ると、受信者のメール画面に、他の受信者のメールアドレスも表示されます。

つまり、他の人のメールアドレスも一斉にわかってしまうということ。

社内のプロジェクトチーム内など、互いに面識のある場合に使いましょう。

  • BCC:受信者のメール画面は、自分のメールアドレスしか表示されません。

互いに面識のない人たちに一斉送信する場合に使います。

プライバシーが守られる点がメリットです。

メールはパソコンのキーを一回叩くだけで、相手のプライバシーや個人情報が一斉にもれる可能性があります。

受信したメールの返信・転送は、「元々の送信者」の立場等に充分配慮し、慎重に行ないましょう。

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