ビジネス文書,招待状,返事

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ビジネス文書の書き方3:招待状・案内状への返事

社会人になると、学生時代よりもグッとお付き合いの幅が広くなります。

そうすると自ずと増えるのが、式典などへの招待。

取引先の会社の創立記念式典や懇親会・親睦会、同僚や先輩、取引先の結婚式など、「慶事」への招待が非常に多くなります。

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そんな時に迷うのが、招待状・案内状への返事。

特に欠席の場合などは、なかなか返事を書きにくいものですよね。

ここでは、招待状・案内状への返事の書き方を解説します。

なるべく早く返信する

招待状を受け取ったら、なるべく早く返信するのがマナーです。

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招待状・案内状には返信期日が書かれていると思いますが、その期日に関わらず、予定がわかっているのなら早めに返事を出します。

できれば2〜3日以内に、遅くとも1週間以内には返事を出しましょう。

すぐに返事を送ることで、相手は「自分の喜びを、一緒に喜んでくれるんだな」と嬉しい気持ちになります。

都合が悪く出席できない場合は、なおさら早く返信するようにしましょう。

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相手は出席予定人数に合わせて、座席や食事を準備します。

欠席するとわかっているのに、なかなか返事を出さないと、式典の準備に支障が出ます。

出席の場合はもちろん、欠席の場合は特に早く返信しましょう。

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すぐに返事ができない場合は、その旨を連絡しよう

仕事のシフトの関係などで、予定がなかなか決まらない場合もあります。

当日の予定が定まらない場合は、相手にその旨を連絡しましょう。

連絡をしたら、まずはお祝いの言葉と、招待へのお礼を述べます。

その後、自分の仕事の状況と、いつ頃なら出欠の返事ができるかを伝えます。

もし返事の延期が難しい場合や、ギリギリまで予定が決まりそうにない場合は、残念ですが出席を辞退しましょう。

欠席の場合は、フォローをすると好印象。

会場に行けない代わりに、祝電を届けるなどすると相手は喜びます。

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返信葉書の書き方は、この3つをチェック!

返信葉書を書く際には、次の3つに気をつけます。

(1)表書きの「行」を消す

返信用の葉書には、相手の名前の下に「行」と書かれています。

返信する際には、その「行」を二重線で消し、「様」か「御中」に変えます。

相手が個人名なら「様」に、会社名・団体名なら「御中」にします。

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(2)「御」の字は全て消す

返信葉書には、まず「御」の字を二重線で消します。

さらに「御芳名」は「御芳」の二文字を二重線で消去。

そして出席する場合は「御欠席」を、欠席する場合は「御出席」を全て二重線で消します。

(3)「させていただきます」プラス「一言メッセージ」を

出欠に関係なく、出席・欠席の下には「させていただきます」と書きましょう。

さらに一言メッセージを添えると、誠意が伝わり好感度が上がります。

なお、メッセージには句読点はつけないようにします。

例:

出席の場合:「新社屋の完成おめでとうございます
       喜んで出席させていただきます
       よろしくお願いいたします」

欠席の場合:「新社屋の完成おめでとうございます
       御招待くださいまして誠にありがとうございます
       せっかくのお招きですが当日は海外出張のため出席するのが難しい状況でございます
       貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます」

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必ず、同封された葉書で返信しよう

返信する際、「かわいい葉書を見つけたから・・・」と、勝手に違う葉書で送るのはマナー違反です。

相手は同封した葉書で返信されるものと思い、準備をしています。

そこに違う葉書が送られてくると、葉書の整理など事務作業に支障が出ます。

返信する際は、必ず同封された葉書で送りましょう。

招待状・案内状への返事は、出席する場合はともかく、欠席する場合は書きにくいもの。

しかし断りにくいからと言って、曖昧な返事をしたり、返事をしなかったりするのは相手にとって非常に迷惑です。

出席できない場合こそ、すぐに欠席の返事をするのがマナー。

相手を敬う言葉で丁寧に返事をすれば、相手は決して不快な思いはしません。

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出席・欠席いずれの場合でも、相手の立場にたち、誠意ある態度で返事をするようにしましょう。

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