ビジネスでは様々な連絡ツールがありますが、文書はそのなかでも最上位。
契約書や見積書、詫び状や案内状など、「正確さ」と「誠実さ」が求められる連絡手段に用いられます。
ここではまず、「社内文書」のマナーについて解説します。
目次
社内文書には、どんなものがある？
社内に宛てた文書には、次のようなものがあります。
- 稟議書
- 企画書
- 異動通知
- 業務日報
- 会議等の日時変更の連絡
- 各種届出
社内文書は部署名などグループで出されることが多いですが、担当者名で出すこともあります。
その時に応じて使い分けましょう。
ビジネス文書の基本は、次の５つ
ビジネス文書をつくる際には、次の５つを押さえましょう。
（１）Ａ４判の用紙に横書きで書く
社内文書は一般的に、「Ａ４判の用紙に横書き」で書きます。
なお、挨拶状など社外に出す文書は、縦書きの場合もあります。
（２）なるべく１枚に収めるようにする
社内文書は要点のみを簡潔に書き、なるべく１枚に収めるようにしましょう。
社外文書・社交文書とは違い、時候の挨拶や頭語・結語などは省いて構いません。
（３）複数枚になる場合はページ番号をつけよう
どうしても１枚に収まらず、複数枚にわたる場合はページ番号をつけます。
その際、総ページ数も入ったページ番号にするのがポイント。
ページの下部中央に「１／３」「２／３」「３／３」などと入れましょう。
（４）１文書１用件を守る
１つの文書に入れる用件は、１つだけに絞るようにしましょう。
複数の用件が入るとわかりにくく、見落とされる可能性が高くなります。
文章に入れる用件は「１文書１用件」が鉄則。
タイトルも、用件がすぐわかるようにつけましょう。
（５）５Ｗ３Ｈを意識する
ビジネス文書を書く際には、５Ｗ３Ｈを意識しましょう。
- When：期日（いつ、いつまでに）
- What：目的（何を）
- Why：理由（なぜ）
- Where：場所（どこで）
- Who：相手（誰が、誰に）
- How：方法（どのように）
- How much：値段（いくらで）
- How many：数量（いくつ）
期日や数量などは曖昧な表現は避け、明確な数字を書きましょう。
例：
×「なるべく早く」→〇「３月６日（火）の午後５時までに」
社内文書は、以下のように書ければ十分です。
社内文書はたいてい、各社にフォーマットやテンプレートが用意されています。
１から作成するよりも、フォーマットを利用して作ったほうがミスは少なくなります。
あなたの職場の決まりに沿った方法で、文書を作成しましょう。