ビジネスマナー,社内文書

ビジネスマナー中級 ビジネス文章

ビジネス文書の書き方1:社内文書(稟議書・企画書・異動通知・業務日報)のマナー

ビジネスでは様々な連絡ツールがありますが、文書はそのなかでも最上位。

契約書や見積書、詫び状や案内状など、「正確さ」と「誠実さ」が求められる連絡手段に用いられます。

ビジネスマナー,社内文書

ここではまず、「社内文書」のマナーについて解説します。

社内文書には、どんなものがある?

社内に宛てた文書には、次のようなものがあります。

  • 稟議書
  • 企画書
  • 異動通知
  • 業務日報
  • 会議等の日時変更の連絡
  • 各種届出

社内文書は部署名などグループで出されることが多いですが、担当者名で出すこともあります。

その時に応じて使い分けましょう。

ビジネス文書の基本は、次の5つ

ビジネス文書をつくる際には、次の5つを押さえましょう。

(1)A4判の用紙に横書きで書く

社内文書は一般的に、「A4判の用紙に横書き」で書きます。

なお、挨拶状など社外に出す文書は、縦書きの場合もあります。

(2)なるべく1枚に収めるようにする

社内文書は要点のみを簡潔に書き、なるべく1枚に収めるようにしましょう。

社外文書・社交文書とは違い、時候の挨拶や頭語・結語などは省いて構いません。

(3)複数枚になる場合はページ番号をつけよう

どうしても1枚に収まらず、複数枚にわたる場合はページ番号をつけます。

その際、総ページ数も入ったページ番号にするのがポイント。

ページの下部中央に「1/3」「2/3」「3/3」などと入れましょう。

(4)1文書1用件を守る

1つの文書に入れる用件は、1つだけに絞るようにしましょう。

複数の用件が入るとわかりにくく、見落とされる可能性が高くなります。

文章に入れる用件は「1文書1用件」が鉄則。

タイトルも、用件がすぐわかるようにつけましょう。

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(5)5W3Hを意識する

ビジネス文書を書く際には、5W3Hを意識しましょう。

  • When:期日(いつ、いつまでに)
  • What:目的(何を)
  • Why:理由(なぜ)
  • Where:場所(どこで)
  • Who:相手(誰が、誰に)
  • How:方法(どのように)
  • How much:値段(いくらで)
  • How many:数量(いくつ)

期日や数量などは曖昧な表現は避け、明確な数字を書きましょう。

例:

×「なるべく早く」→〇「3月6日(火)の午後5時までに」

社内文書は、以下のように書ければ十分です。

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社内文書はたいてい、各社にフォーマットやテンプレートが用意されています。

1から作成するよりも、フォーマットを利用して作ったほうがミスは少なくなります。

あなたの職場の決まりに沿った方法で、文書を作成しましょう。

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