ビジネスマナー,社外文書

ビジネスマナー中級 ビジネス文章

ビジネス文書の書き方2:気をつけたい社外文書のマナー

社外文書は、「会社全体の意思・意向」を示すもの。

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あなたの書いた文書が、そのまま「あなたの会社の質」を表すものになります。

よって、社内文書以上に正確さや読みやすさ、言葉遣いなどに慎重を期さなければなりません。

ここでは、社外文書の書き方について説明します。

社外文書は、この4つをチェック!

社外文書を作る際には、必ずこの4つをチェックします。

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(1)相手の名前

社外文書を作る際、いちばん気をつけなければならないのは「相手の名前」です。

相手の社名・部署名・役職・氏名などを、最新の名刺と照合しながらチェックします。

(2)金額や日付、数量などの数字

金額や日付、数量などの数字は、間違えると大きなトラブルに発展します。

特に日付は、昨年のものをフォーマットとして使うと、昨年の日付のまま送ってしまうおそれがあります。

日時、数量、金額、桁数などは1つひとつ入念にチェックしましょう。

なお、日時や金額の書き方では、以下の点に注意します。

日時は略さない

発信年月日やイベントの開催日時などを書く際は、略さないようにしましょう。

例:

・発信年月日の場合

×「2018/05/31」→〇「平成30年5月31日」

・イベントの開催日時などの場合

×「5月31日」→〇「平成30年5月31日(木)」

金額は4桁以上の場合、カンマで区切る

×「5600円」→〇「5,600円」

(3)押印

社外文書では押印が不可欠。

押印を忘れたり、間違った場所に押印したりするとトラブルの原因になります。

また社印だけで良いのか、代表社印だけで良いのか、あるいは社印・代表者印両方必要なのかも確認することが必要です。

印鑑は、名前の最後の一文字にややかぶさるように押します。

なお、社外文書に押印する場合は、必ず朱肉かスタンプ台のある印鑑を使います。

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朱肉のいらないスタンプ付き印鑑(いわゆる「シャチハタ印」)はNGです。

(4)読みやすさ・言葉遣い

ビジネス文書は読みやすさがいちばん。

社外文書は丁寧さも大事ですが、読みにくいと本来の目的を果たせません。

また、誤った敬語・言葉遣いも悪い印象を与えます。

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例:

×「お見積りなどをご希望される場合は、弊社担当の者が直接うかがわさせていただきますので、ご連絡いただければ幸いに存じます」

〇「お見積りなどをご希望の場合は、弊社担当者が直接お伺いいたします。お気軽にご連絡いただければ幸甚です」

社外文書では、頭語・結語、時候の挨拶を入れよう

社内文書は、いきなり用件に入っても構いません。

しかし社外文書では、頭語・結語、時候の挨拶を入れるようにしましょう。

一般的に頭語は「拝啓」で、結語は「敬具」とします。

時候の挨拶は、文書を出す月によって変えます。

例:

4月:「陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

12月:「師走の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。」

本題に入ることを示す「起辞」を入れよう

社外文書では、主文の前に「起辞」を入れます。

主なものとして「さて」「このたび」「つきましては」などが挙げられます。

例:

「さて、このたび弊社では、業務拡大に伴い、本社を下記に移転することになりましたのでご案内申し上げます。」

「つきましては、新製品の内覧会を開催いたしますので、ご案内申し上げます。」

担当者の名前と問い合わせ先を書くと好印象

文書の最後に、担当者の名前と問い合わせ先を書いておくと好感度アップ!

相手が何か問い合わせをしたい時や、都合が悪くなった時などにすぐに連絡をとることができるので、親切かつ効率的です。

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社外文書は以下のように書くと良いでしょう。

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