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ビジネスマナー初級 ビジネスメール

ビジネスメール3:ファイルを添付する時のマナー、セキュリティも万全に!

メールのメリットは、画像や長い文書、音声などを添付して送信できる点です。

ただ、その便利さに甘えてしまうとトラブルが起きることも。

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  • 「送信したと思っていたら、容量が大きすぎて送信できていなかった」
  • 「重いデータを送ってしまい、取引相手に負担をかけてしまった」

最悪の場合、「添付ファイルを開いたらウイルスに感染した」という深刻な事態に陥ります。

メールにファイルを添付する場合、どのような点に気をつければよいのでしょうか。

ここでは添付ファイルを送るときと、受け取ったときの注意点を解説します。

まず、相手のパソコン環境を確かめよう

「相手が添付ファイルを送ってくれたけど、自分のパソコンで開けず困った」

こんな経験、あなたにもあるのではないでしょうか。

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パソコンやネットの環境は、組織によって異なります。

添付ファイルを送る場合は、相手のパソコンのOSや容量、どのような拡張子が開けるかを確かめておきましょう。

なお、以下の拡張子(形式)の添付ファイルなら、たいていのパソコンは対応できると思って良いでしょう。

  • Wordファイル:「.doc(x)」
  • Excelファイル:「.xls(x)」
  • テキストファイル:「.txt」
  • PDFファイル:「.pdf」
  • 画像・写真ファイル:「.jpg」
  • 圧縮ファイル:「.zip」

添付ファイルを送る場合は、どんな形式のものであろうと、必ず相手に「ファイルを添付して良いか」を確認。

そのうえで「PDFファイルで送りますが、そちらのパソコンで開くことはできますでしょうか」と、ファイルの形式を含めて確かめます。

なかでも「上記に挙げた形式以外」の添付ファイルは、対応できない可能性大です。

必ず先方に「開けるか否か」を確認しましょう。

添付ファイルの内容・形式を、本文で伝えよう

添付ファイルを送る場合、必ずメール本文に「ファイルの内容と形式」を書いておきましょう。

内容が書かれていなかったり、ファイル形式が書かれていないと、相手に不安感を与えます。

相手を安心させるためにも、「添付ファイルの内容」と「ファイル形式」を、メール本文で伝えるようにしましょう。

例:

「■展示説明会の企画書(PowerPoint形式)をお送りします。」

「■参考資料として、過去3年間の入場者データ(Excel形式)をお送りします。」

ファイルサイズは「コンパクト」が鉄則!

「添付ファイルを送ったつもりが、全く届いていなかった」なんて経験、ありませんか?

その原因は、たいてい「容量が大きすぎたこと」。

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10MBなどの大容量になると、容量制限に引っかかり、送受信できない場合があります。

また、容量の大きすぎるファイルは相手にとって非常に負担。

ダブルクリックしてもなかなか開かず、相手の時間を奪ってしまうことになります。

添付ファイルは3MB以下、できれば2MBぐらいに抑えたいところ。

ファイルを圧縮させたり、ファイルを分割したりして容量を減らすようにしましょう。

なお、「音声」などどうしても容量が大きくなるファイルは「ファイル転送サービス」を利用すると便利です。

ただ、ファイル転送サービスは情報漏洩の危険があります。

利用する場合は、ファイルにパスワードを設定しましょう。

セキュリティチェックも怠らずに!

あなたが送ったメールのせいで、会社や取引先が損害を受けたら大変なことになります。

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添付ファイルの送信は、セキュリティへの配慮が不可欠です。

セキュリティ対策で重要なのは、次の2点です。

ファイルにパスワードを設定する

添付ファイルにパスワードを設定しておけば、他の人が開くことができないので安心です。

パスワードは、電話などで「メールを送る相手に直接」伝えます。

ウイルスチェックをしよう

パソコンを使ううえで最も恐ろしいのが、ウイルス感染。

情報が漏れたり、ウイルス駆除のために作業が滞ったりと、大変な損害を与えます。

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もしあなたが送った一通のメールで、相手のパソコンがウイルスに感染したら・・・謝罪だけではすまされないかもしれません。

ウイルス感染は、添付ファイルを介して行われることが多いです。

日頃から、ワクチンソフトでパソコンのウイルスチェックをしておきましょう。

また、あなたのパソコンに添付ファイルが届いた場合も要注意。

うっかり開けてウイルスに感染したら、仕事どころではなくなります。

添付ファイルは送る時も受け取った時も、セキュリティに充分注意しましょう。

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