ビジネスマナー,他社訪問

ビジネスマナー初級 他社訪問

ビジネスマナー他社訪問の仕方:アポイントから訪問前の確認リスト作りなどを徹底チェック

社会人生活に慣れてきたら、いよいよ他社訪問!

ビジネスマナー,他社訪問

一人で行なう他社訪問は、誰もが緊張するものです。

ここでは、他社を訪問する際のマナーについて解説します。

アポ取りの前には、確認リストを作ろう

アポイントメント(以下、アポ)を取るのはメールではなく、電話で行ないます。

訪問したい日の、遅くとも一週間前までには電話をします。

さらに受話器を持ちながらあわてることのないよう、事前に確認リストを作りましょう。

リストの内容は、次の8つです。

  1. 相手の会社名・担当者名
  2. 電話番号
  3. 住所・最寄り駅:アポ取りの電話の際に、詳しい行き方をメモする。例:●●駅からバスで「区民センター前」下車。進行方向に向かって徒歩2分。
  4. 訪問の目的
  5. 訪問人数
  6. 候補日時・終了予定時刻
  7. 決定日時・場所
  8. 受付

アポイントを取ろう

電話をしたら担当者本人を呼び出してもらい、自分の会社名と氏名を伝えます。

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そのうえで「今、お話しするお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と一言断り、アポを取りつけます。

アポを取る際には、訪問の目的と人数を伝えます。

さらに事前に考えておいた候補日を念頭に置き、相手の都合を聞きながら、双方に都合のよい日時を設定します。

日時が決まったら、相手の会社の受付方法を確認。

いきなり担当者のいる部屋に行くのか、社屋の玄関で受付の人に取り次いでもらうのかを、必ず聞いておきましょう。

アポを取りつけたら、最後に日時と自分の名前を復唱して電話を切ります。

訪問の前に、この7つをチェック!

アポを取りつけたら、訪問する前に以下の7つをチェックしておきましょう。

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  1. 訪問先の会社の情報。
  2. 商談の資料や見本がそろっているか。
  3. 上司・同行者との打ち合わせ。
  4. 交通手段と所要時間。
  5. 出張の場合は、交通費の申請などの社内手続き。
  6. 車を置ける場所(※車で訪問する場合)。
  7. 持ち物(名刺、筆記具など)。:名刺は十分な枚数を用意しましょう。

さらに当日は、ヘアスタイルやスーツのシワ、靴の汚れなど身だしなみも要チェック!

事前準備をしっかりと行ない、身だしなみも整えれば、余裕をもって相手に会うことができます。

訪問先に着いたら、ここを最終チェック!

いよいよ他社に到着したら、最終チェックに入ります。

その際、次の4つをチェックします。

  1. 靴やスーツが汚れていないか。
  2. 携帯電話はマナーモードか電源OFFになっているか。
  3. 名刺入れは取り出しやすいところに入れてあるか。:男性はスーツの内ポケットに。女性は鞄の取り出しやすい場所に入れておきます。
  4. コートは脱いだか。

他社を訪問する際には、必ず玄関に入る前にコートを脱ぎます。

マフラーや手袋も鞄にしまいます。

いずれも、外の埃を中に持ち込まないためのマナーです。

商談が終わり外に出るときも、コート・マフラー・手袋は外に出てから身に着けるようにします。

以上、他社を訪問する際のポイントをお伝えしましたが、これだけ押さえておけば大丈夫!

笑顔でさっそうと、お客様にお会いしましょう。

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