上司から指示を受けたら、必ずしなければならないのは「報告」。
どんなに仕事がうまく行っても、報告ができなければ「ミッション終了」とは言えません。
ここでは、「報告のマナー」について解説していきます。
目次
まず「口頭」か「文書」かを考えよう
報告をする際、まず「口頭でよいか、文書も必要か」を考えることが大切です。
「この書類を〇〇さんに渡してきてほしい」ぐらいの用件なら、「口頭のみ」と判断してもよいでしょう。
しかし、日時や金額、数量など「具体的な数値」を報告する場合は文書のほうがベター。
仕事を終えたら、まず上司に口頭で「終了したこと」を報告し、「詳しくは報告書（またはメール）でご報告します」と伝えましょう。
その後、詳細を文書で報告すれば、上司はひと安心。
「この人に仕事を任せて良かった」と思ってくれますよ。
上司の都合に配慮しよう
いきなり上司の席に行き、「〇〇について報告します」と言っては上司もあわててしまいます。
上司は他の案件で忙しいかもしれませんし、何かを思案中かもしれません。
まずは上司の都合を確認。
「〇〇の件についてご報告をしたいのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか」などと一言断りましょう。
「結論・結果」から話す
報告をする際には、「結論・結果」から話すことが大切。
まず「上司が知りたいこと」を１つに絞り、結論・結果を簡潔に知らせましょう。
上司も暇ではありません。
「･･･で、何が言いたいんだ？」「結局、その件についてはどうなったの？」などと言われないようにしましょう。
報告は、「結論・結果」→「経緯・理由」→「結論・結果」の順で話すのがいちばん。
結論で始まり、結論で締めくくると、わかりやすく伝わります。
「事実」と「意見」を分ける
報告する時に必要なのは、まず「事実」を伝えることです。
「〇〇の納品が現在遅れているようでして、でもきっと３日ほどで元に戻ると思います」などと言うのはＮＧ。
「〜ようでして」「〜と思います」というのは、あくまで意見・推測です。
報告をする際には、まず事実のみを伝えるのが鉄則。
「〇〇の納品が遅れており、現在××の状況です」と客観的事実を伝え、その後「私が見た様子では〜」と意見を言いましょう。
これが一番大事！「悪い報告」ほど早く知らせよう
「報告」をするうえで最も大事なことは、「悪い報告」ほど早く知らせることです。
人は「良い報告」や「成功した報告」は早く知らせたがります。
でも「悪い報告」「失敗した報告」はなかなか言いにくく、つい後回しにしがちです。
でも、よく考えてみてください。
「悪い報告」を隠したせいで、被害額が大きくなったり人命が奪われたりした事件が後を絶ちませんよね。
そんなニュースを聞くたびに、「もっと早く『悪い報告』をしてくれていれば･･･」と言いたくなりませんか？
「悪い報告」は、勇気を出して早く知らせましょう。
「怒られるかもしれないから･･･」と報告を渋っていると、取り返しのつかないことになります。
仕事は、指示されたことを終わらせれば良いわけではありません。
作業を終わらせ、しっかり報告を終えるまでが「仕事」です。
上司から催促される前に、すぐに「報告」をするよう心がけましょう。