ビジネスマナー,電話応対

ビジネスマナーの基本 電話対応

ビジネスマナー電話応対1:電話をかけるときに抑えておく7つのポイント

電話はビジネスの基本中の基本。

会社の印象を左右する重要な要素です。

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それだけにプレッシャーは大きいもの。

なかには「電話がイヤだから」と会社を辞める人もいるとか。

これは、携帯・スマホ世代ならではの現象と言えます。

でも、電話応対は基本さえ押さえれば大丈夫。

ここでは、ビジネスにおける電話のかけ方を解説します。

かける時間をよく考えよう

電話をかける時間は、昼食時の12時〜13時は避けます。

また月曜日の朝なども、始業準備や朝礼などで忙しい企業が多いので、避けた方が無難です。

なお、場合によっては「昼休みにかけてほしい」と言ってくる人もいます。

相手に希望があれば、それに沿ってかけるようにしましょう。

事前準備をしよう

電話をかける際、いきなりかけるのはNG。

相手が出てから「え〜っと・・・」とシドロモドロになるのでは困ります。

電話をかけるときは、しっかりと事前準備をしておきましょう。

準備の際のチェックポイントは、次の4つです。

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  • 相手の名刺を見て、所属部署・役職・下の名前を確認。
  • 用件をまとめておく。(納期・見積もり・打ち合わせの日時など)
  • 利き手側にメモとペンを置いておく。
  • 必要書類を出しておく。

さらに、もし相手が不在だった場合の対応も想定しておくと安心。

かけなおしてもらうのか、伝言で良いのかなどを考えておきましょう。

名乗るのは、受け手が名乗ってから

電話をかけた時は、いきなり自分の名前を言うのではなく、受け手の名前を確認してから名乗ります。

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万が一間違えてかけた場合、自分からベラベラ話すと、思わぬ情報漏洩になる場合があります。

相手が名乗ってから、「いつもお世話になっております。私、〇〇商事の▲▲と申します。恐れ入りますが、総務部のタカハシ様はいらっしゃいますか?」などと伝えます。

名指し人につながったら、改めて名乗る

すでに取次人に名乗ったからといって、名指し人に名乗るのを省くのはNG。

名指し人につながったら、改めて「〇〇商事の▲▲です。いつもお世話になっております」と名乗ります。

必ず相手の都合を聞く

名指し人につながったからと言って、安心するのはまだ早い!

もしかすると、名指し人は「すぐに外出しなければいけない状態」かもしれません。

電話をかけた際は、必ず相手の都合を聞きましょう。

「来週の打ち合わせの件でお電話いたしましたが、今、お話しさせていただいてもよろしいでしょうか?」「今、3分ほどお時間をいただいてもよろしいですか?」など、相手の都合を確認しましょう。

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最後に用件を復唱する

最後にもう一度、用件や重要事項の確認をします。

たとえば打ち合わせの日時を決める電話だったのであれば、「それでは、今月20日の午後3時にお伺いします」などと復唱。

相手が不在で、かけなおしてもらう場合は「それではお手数をおかけしますが、お戻りになりましたら、お電話をいただけますでしょうか? 電話番号は〇〇〇−▲▲▲▲、〇〇商事の▲▲と申します」と、電話番号・会社名(部署名)・名前を復唱します。

「ガチャ切り」ですべてが台無しに!

電話は、かけた方から切るのが原則。

そんな時に気をつけたいのが「ガチャ切り」。

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受話器を「ガチャン!」と置くと、相手の耳は痛みでジンジン・・・。

「何て失礼な人だろう」「非常識な人だな」と、あなたの好感度は地の底まで落ちます。

用件が終わったら、心の中で3つほど数えてから、指でそっとフックを押さえて切ります。

指でフックを押さえると、「ガチャ切り」にならずにすみます。

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