電話はビジネスの基本中の基本。
会社の印象を左右する重要な要素です。
それだけにプレッシャーは大きいもの。
なかには「電話がイヤだから」と会社を辞める人もいるとか。
これは、携帯・スマホ世代ならではの現象と言えます。
でも、電話応対は基本さえ押さえれば大丈夫。
ここでは、ビジネスにおける電話のかけ方を解説します。
目次
かける時間をよく考えよう
電話をかける時間は、昼食時の12時〜13時は避けます。
また月曜日の朝なども、始業準備や朝礼などで忙しい企業が多いので、避けた方が無難です。
なお、場合によっては「昼休みにかけてほしい」と言ってくる人もいます。
相手に希望があれば、それに沿ってかけるようにしましょう。
事前準備をしよう
電話をかける際、いきなりかけるのはＮＧ。
相手が出てから「え〜っと･･･」とシドロモドロになるのでは困ります。
電話をかけるときは、しっかりと事前準備をしておきましょう。
準備の際のチェックポイントは、次の４つです。
- 相手の名刺を見て、所属部署・役職・下の名前を確認。
- 用件をまとめておく。（納期・見積もり・打ち合わせの日時など）
- 利き手側にメモとペンを置いておく。
- 必要書類を出しておく。
さらに、もし相手が不在だった場合の対応も想定しておくと安心。
かけなおしてもらうのか、伝言で良いのかなどを考えておきましょう。
名乗るのは、受け手が名乗ってから
電話をかけた時は、いきなり自分の名前を言うのではなく、受け手の名前を確認してから名乗ります。
万が一間違えてかけた場合、自分からベラベラ話すと、思わぬ情報漏洩になる場合があります。
相手が名乗ってから、「いつもお世話になっております。私、〇〇商事の▲▲と申します。恐れ入りますが、総務部のタカハシ様はいらっしゃいますか？」などと伝えます。
名指し人につながったら、改めて名乗る
すでに取次人に名乗ったからといって、名指し人に名乗るのを省くのはＮＧ。
名指し人につながったら、改めて「〇〇商事の▲▲です。いつもお世話になっております」と名乗ります。
必ず相手の都合を聞く
名指し人につながったからと言って、安心するのはまだ早い！
もしかすると、名指し人は「すぐに外出しなければいけない状態」かもしれません。
電話をかけた際は、必ず相手の都合を聞きましょう。
「来週の打ち合わせの件でお電話いたしましたが、今、お話しさせていただいてもよろしいでしょうか？」「今、３分ほどお時間をいただいてもよろしいですか？」など、相手の都合を確認しましょう。
最後に用件を復唱する
最後にもう一度、用件や重要事項の確認をします。
たとえば打ち合わせの日時を決める電話だったのであれば、「それでは、今月20日の午後３時にお伺いします」などと復唱。
相手が不在で、かけなおしてもらう場合は「それではお手数をおかけしますが、お戻りになりましたら、お電話をいただけますでしょうか？ 電話番号は〇〇〇−▲▲▲▲、〇〇商事の▲▲と申します」と、電話番号・会社名（部署名）・名前を復唱します。
「ガチャ切り」ですべてが台無しに！
電話は、かけた方から切るのが原則。
そんな時に気をつけたいのが「ガチャ切り」。
受話器を「ガチャン！」と置くと、相手の耳は痛みでジンジン･･･。
「何て失礼な人だろう」「非常識な人だな」と、あなたの好感度は地の底まで落ちます。
用件が終わったら、心の中で３つほど数えてから、指でそっとフックを押さえて切ります。
指でフックを押さえると、「ガチャ切り」にならずにすみます。