電話を受けたら、必ず伝言メモを残し、名指し人の机に置きます。
ここでは、「電話伝言メモ」のマナーについて解説していきます。
目次
伝言メモ、６つのポイント
電話の伝言メモは、次の６つを伝えることがポイントです。
- 電話のあった日時。：相手を待たせてしまったかどうかを知るためにも重要。
- 誰あての電話か。
- どこからの電話か：相手先の社名・部署名・氏名・電話番号など。
- どんな用件か。
- 折り返し電話をしたほうが良いか、伝言だけで良いか。
- 誰が電話を受けたか。：たとえば相手先に同じ苗字の人が複数いる場合、電話をくれた人を特定できない場合があります。
「誰が電話を受けたか」を伝えておけば、名指し人は取次人に「ナカムラさんて女性だった？ 男性だった？」などと特定することができます。
あらかじめ伝言メモを作っておこう
あらかじめ、伝達事項のテンプレートが入ったメモを大量に作っておきましょう。
最近は、電話伝言用のメモ帳・付箋も売られています。
便利グッズをそろえておけば、余分な手間が省けてミスが減りますよ。
わかりにくい・聞き取りにくい数字などは、書き留めた後に復唱確認しよう
日時や金額など、数字にまつわる伝言は間違えると一大事です。
メモを取ったら、メモが間違っていないかどうかを確かめるためにも復唱確認。
メモを見ながら「次回の打ち合わせは今月17（じゅうしちにち）日の16時、じゅうなな日の午後４時ですね」などと言い方を変えて確認します。
メモは、落ちたり飛ばされたりしないよう注意
せっかくメモを残しても、机から落ちたり飛ばされたりしては意味がありません。
糊のついた付箋だからといって、油断はできません。
メモの上に重しを置く、パソコンにテープで貼るなどして、メモが紛失しないようにしましょう。
メモを置いただけでは不十分。口頭でも伝えよう
電話を受け、伝言メモを置いたら、それで完璧と思っていませんか？
実はまだパーフェクトではありません。
名指し人が席に戻ってきたら、必ず電話があったことを口頭で伝えましょう。
書類やファイルがたくさん置かれたデスクでは、小さなメモは見落とされがち。
「タナカさん宛に、お電話がありました。メモを置いておきました」などと一声かければ安心です。