ビジネスマナー,電話,伝言メモ

ビジネスマナーの基本 電話対応

ビジネスマナー電話応対3:伝言メモの残し方・渡し方

電話を受けたら、必ず伝言メモを残し、名指し人の机に置きます。

ここでは、「電話伝言メモ」のマナーについて解説していきます。

ビジネスマナー,電話,伝言メモ

伝言メモ、6つのポイント

電話の伝言メモは、次の6つを伝えることがポイントです。

ビジネスマナー,電話,伝言メモ

  • 電話のあった日時。:相手を待たせてしまったかどうかを知るためにも重要。
  • 誰あての電話か。
  • どこからの電話か:相手先の社名・部署名・氏名・電話番号など。
  • どんな用件か。
  • 折り返し電話をしたほうが良いか、伝言だけで良いか。
  • 誰が電話を受けたか。:たとえば相手先に同じ苗字の人が複数いる場合、電話をくれた人を特定できない場合があります。

「誰が電話を受けたか」を伝えておけば、名指し人は取次人に「ナカムラさんて女性だった? 男性だった?」などと特定することができます。

あらかじめ伝言メモを作っておこう

あらかじめ、伝達事項のテンプレートが入ったメモを大量に作っておきましょう。

ビジネスマナー,電話,伝言メモ

最近は、電話伝言用のメモ帳・付箋も売られています。

便利グッズをそろえておけば、余分な手間が省けてミスが減りますよ。

わかりにくい・聞き取りにくい数字などは、書き留めた後に復唱確認しよう

日時や金額など、数字にまつわる伝言は間違えると一大事です。

メモを取ったら、メモが間違っていないかどうかを確かめるためにも復唱確認。

メモを見ながら「次回の打ち合わせは今月17(じゅうしちにち)日の16時、じゅうなな日の午後4時ですね」などと言い方を変えて確認します。

メモは、落ちたり飛ばされたりしないよう注意

せっかくメモを残しても、机から落ちたり飛ばされたりしては意味がありません。

糊のついた付箋だからといって、油断はできません。

メモの上に重しを置く、パソコンにテープで貼るなどして、メモが紛失しないようにしましょう。

ビジネスマナー,電話,伝言メモ

メモを置いただけでは不十分。口頭でも伝えよう

電話を受け、伝言メモを置いたら、それで完璧と思っていませんか?

実はまだパーフェクトではありません。

名指し人が席に戻ってきたら、必ず電話があったことを口頭で伝えましょう。

書類やファイルがたくさん置かれたデスクでは、小さなメモは見落とされがち。

「タナカさん宛に、お電話がありました。メモを置いておきました」などと一声かければ安心です。

自宅で隙間時間に資格取得

おすすめポイント!

月額980円から受け放題

40講座以上が受け放題

あなたに合った講座が多数

国家公的資格も受けれる

プライベートにも活かせる

学習期間が短く学びやすい

詳しくはコチラ

迷っているあなたへ、無料体験がおすすめ!

-ビジネスマナーの基本, 電話対応

© 2020 マナビルド Powered by AFFINGER5