「連絡」は、仕事をとどこおりなく進めるために欠かせないもの。
「体調不良で休む」「電車が遅れている」「待ち合わせの時間が変更になった」「関係者の訃報が届いた」など連絡事項はさまざま。
どんなに小さいことでも、連絡がないと仕事が前に進みません。
ここでは、仕事がスムーズに進む「連絡」の仕方を解説します。
目次
「連絡」は、事実をそのまま速やかに伝える
連絡で大切なことは、「事実のみをそのまま速やかに伝える」ことです。
たとえば、こんな連絡はＮＧです。
「打ち合わせは10日頃になりそうですが、ちょっとわからないんですよね。もう少し遅くなるかもとか何とか言っていて、私もそうなるといいなと思っているのですが･･･」
このような連絡は事実・憶測・願望がゴチャゴチャになっており、聞いた人が混乱します。
「連絡」はあいまいな言葉は避け、事実のみを伝達。
「打ち合わせは10日と決まりましたが、先方の都合で２〜３日遅くなる可能性があるとのことです。また詳細が決まり次第、ご連絡します」と事実を簡潔に伝えましょう。
予定が定まらない場合も、「予定が定まっていない」という事実を伝えることが重要です。
他に、こんな場合も事実を速やかに伝えます。
交通機関の乱れ
電車等の遅延は、すぐに電話かメールで上司に連絡しましょう。
その際には、「どれぐらい遅れそうか」をわかる範囲で連絡。
その後、到着予定時刻がわかったら、再度上司に連絡します。
欠勤や早退
体調不良等で欠勤する場合は、始業時刻前に上司に電話で伝えます。
早退する場合も、速やかに上司に伝達。
上司が不在の場合は、同じ部署の人に連絡し、上司に伝えてもらうよう依頼します。
その際には、その日にとりかかるはずだった業務を伝えるのが大切。
引き継げる人がいる場合は、その人に直接依頼するようにします。
仕事の状況の連絡
仕事の状況も、マメに連絡することが大切。
たとえばお客様との商談を終えたら、すぐに商談の様子を上司に連絡します。
その際、「お客様が怒っているようでした。金額が高かったですかね」といった推測・感想は慎むように。
「『この金額ではどうか』と、違う価格を提示していらっしゃいました」など、事実のみを伝えましょう。
事実を速やかに伝えることは、どんなに小さな連絡でも同じ。
寝坊で遅刻をする場合でも、正直に「寝坊で遅れます」と伝えましょう。
非常に言いにくいとは思いますが、嘘をつくと、後から嘘を重ねなければならなくなり、却って信用を失います。
どんなに自分にとって不利な連絡であろうと、正直に伝えるのがいちばんです。
「見通し」を伝え、上司を安心させよう
連絡をする際には、「見通し」も伝えることが大切です。
例：
「お疲れ様です。〇〇製作所との打ち合わせは問題なく終わりました。あと１時間ほどで戻ります」
「今、××の業務を終えたところです。全て終了するのは今週の金曜日になります」
上司は常に、部下に任せた仕事の進捗状況を気にしているものです。
そんなときに「見通し」を伝えれば、上司は安心。
上司もあなたもスッキリとした気持ちで仕事に集中できます。
関係者全員に連絡する
仕事の連絡でも、飲み会などの連絡でも、関係者全員に伝えるようにしましょう。
誰でも「みんなが知っているのに、自分だけ知らなかった」という状況はイヤなもの。
あなたが「あの人には知らせなくてもいいだろう」「誰かが知らせてくれるだろう」などと連絡を怠ると、職場の雰囲気は一変。
「仲間外し」のような空気が生まれ、全員の士気が一気にダウンします。
職場の雰囲気を良くし、成果を上げるためにも、連絡は必ず「関係者全員」に行ないましょう。
確実に連絡できる手段を整えよう
プロジェクトチームなどで動いている場合は、あらかじめ、確実に全員が情報共有できる手段を整えておきましょう。
最近なら、ＬＩＮＥグループなどを作っておくと便利です。
「連絡」は、仕事をスムーズに進めるための要。
「こんなこと、連絡しなくてもいいか」などと思わず、どんなに小さいことでも連絡しましょう。
正確な連絡をコマメに行なうことが、「良い仕事」をするポイントです。