社外文書は、「会社全体の意思・意向」を示すもの。
あなたの書いた文書が、そのまま「あなたの会社の質」を表すものになります。
よって、社内文書以上に正確さや読みやすさ、言葉遣いなどに慎重を期さなければなりません。
ここでは、社外文書の書き方について説明します。
目次
社外文書は、この４つをチェック！
社外文書を作る際には、必ずこの４つをチェックします。
（１）相手の名前
社外文書を作る際、いちばん気をつけなければならないのは「相手の名前」です。
相手の社名・部署名・役職・氏名などを、最新の名刺と照合しながらチェックします。
（２）金額や日付、数量などの数字
金額や日付、数量などの数字は、間違えると大きなトラブルに発展します。
特に日付は、昨年のものをフォーマットとして使うと、昨年の日付のまま送ってしまうおそれがあります。
日時、数量、金額、桁数などは１つひとつ入念にチェックしましょう。
なお、日時や金額の書き方では、以下の点に注意します。
日時は略さない
発信年月日やイベントの開催日時などを書く際は、略さないようにしましょう。
例：
・発信年月日の場合
×「2018/05/31」→〇「平成30年5月31日」
・イベントの開催日時などの場合
×「５月31日」→〇「平成30年5月31日（木）」
金額は４桁以上の場合、カンマで区切る
×「5600円」→〇「5,600円」
（３）押印
社外文書では押印が不可欠。
押印を忘れたり、間違った場所に押印したりするとトラブルの原因になります。
また社印だけで良いのか、代表社印だけで良いのか、あるいは社印・代表者印両方必要なのかも確認することが必要です。
印鑑は、名前の最後の一文字にややかぶさるように押します。
なお、社外文書に押印する場合は、必ず朱肉かスタンプ台のある印鑑を使います。
朱肉のいらないスタンプ付き印鑑（いわゆる「シャチハタ印」）はＮＧです。
（４）読みやすさ・言葉遣い
ビジネス文書は読みやすさがいちばん。
社外文書は丁寧さも大事ですが、読みにくいと本来の目的を果たせません。
また、誤った敬語・言葉遣いも悪い印象を与えます。
例：
×「お見積りなどをご希望される場合は、弊社担当の者が直接うかがわさせていただきますので、ご連絡いただければ幸いに存じます」
〇「お見積りなどをご希望の場合は、弊社担当者が直接お伺いいたします。お気軽にご連絡いただければ幸甚です」
社外文書では、頭語・結語、時候の挨拶を入れよう
社内文書は、いきなり用件に入っても構いません。
しかし社外文書では、頭語・結語、時候の挨拶を入れるようにしましょう。
一般的に頭語は「拝啓」で、結語は「敬具」とします。
時候の挨拶は、文書を出す月によって変えます。
例：
４月：「陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
12月：「師走の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。」
本題に入ることを示す「起辞」を入れよう
社外文書では、主文の前に「起辞」を入れます。
主なものとして「さて」「このたび」「つきましては」などが挙げられます。
例：
「さて、このたび弊社では、業務拡大に伴い、本社を下記に移転することになりましたのでご案内申し上げます。」
「つきましては、新製品の内覧会を開催いたしますので、ご案内申し上げます。」
担当者の名前と問い合わせ先を書くと好印象
文書の最後に、担当者の名前と問い合わせ先を書いておくと好感度アップ！
相手が何か問い合わせをしたい時や、都合が悪くなった時などにすぐに連絡をとることができるので、親切かつ効率的です。
社外文書は以下のように書くと良いでしょう。
